Личная карточка учёта СИЗ: форма и как заполнять

Обязательный документ учёта по приказу 766н — личная карточка учёта выдачи СИЗ: каждая выдача и возврат записываются в неё (п. 25 Правил). Она может быть бумажной или электронной, а форма в приложении № 2 — рекомендуемый образец, не обязательный бланк. Ведомость и журнал выдачи Правила не предусматривают — их ведут по решению работодателя.

Что обязательно, а что — по желанию

Ведомость и журнал могут помочь раздать партию, но запись в личной карточке они не заменяют: по правилам выдача и возврат фиксируются именно в карточке.

Что положено каждому работнику и как собрать комплект — в статье «Нормы выдачи СИЗ по новым правилам». Для бюджетных учреждений — разбор типовых профессий: «Спецодежда в бюджетном учреждении: что положено по ЕТН».

Как устроена личная карточка

Форма — приложение № 2 к приказу 766н (рекомендуемый образец). Воспроизводить её целиком на сайте не будем, чтобы не исказить текст; вот состав полей.

Лицевая сторона — сведения о работнике:

• фамилия, имя, отчество (при наличии), табельный номер;
• структурное подразделение, профессия (должность);
• дата поступления на работу;
• дата изменения профессии (должности) или перевода;
• пол, рост;
• размеры: одежды, обуви, головного убора, СИЗОД (средств индивидуальной защиты органов дыхания), СИЗ рук;
• таблица: «Наименование СИЗ», «Пункт Норм», «Единица измерения, периодичность выдачи», «Количество на период»;
• подпись и Ф. И. О. ответственного за ведение карточек.

Оборотная сторона — учёт выдачи:

• наименование СИЗ;
• модель, марка, артикул, класс защиты;
• выдано: дата, количество, отметка «лично» или «дозатор» (только для дерматологических СИЗ), подпись получившего;
• возвращено: дата, количество, подпись сдавшего (кроме дерматологических и одноразовых СИЗ);
• акт списания: дата, номер.

Бланк личной карточки по образцу приложения № 2 для скачивания: Excel (.xlsx) и Word (.docx).

Заполняем построчно

1. Данные работника. Ф. И. О., табельный номер, профессия и подразделение берите из кадровых документов, а не со слов. Любая смена профессии — новая запись.
2. Размеры. Размер одежды — по обхвату груди (ГОСТ 31399-2009 для мужской, ГОСТ 31396-2009 для женской одежды), обуви — по длине стопы (ГОСТ 11373-88), перчаток — по обхвату ладони (ГОСТ 12.4.252-2013). Запишите рост и размер, чтобы при следующей выдаче не гадать.
3. Основание выдачи. Укажите пункт Норм, по которому работнику положены СИЗ (типовые нормы 767н или отраслевые). Это то, о чём спросит проверяющий.
4. Строка о выдаче. Наименование, модель, марка, артикул, класс защиты, дата, количество, подпись получившего. Срок носки берите из норм 767н с учётом климатического пояса (п. 48 и приложение № 4 к Правилам 766н).
5. Возврат и замена. При возврате или досрочной замене запишите дату и количество; причина — в акте списания (дата, номер).
6. Подпись. Работник расписывается лично; в электронной карточке — по правилам п. 26 (см. ниже).

Электронный учёт

Правила разрешают вести карточку в электронном виде (п. 25). Когда он допустим:

• Подпись в электронной карточке. Вместо личной подписи указывают номер и дату документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором есть личная подпись работника, либо данные электронных устройств, фиксирующих биометрические данные или электронную подпись, либо иные сведения, позволяющие идентифицировать работника (п. 26).
• Бумага не нужна. Электронная карточка заменяет бумажную: распечатывать и хранить копию на бумаге не обязательно (п. 27).
• Совет. Настройте резервное копирование и права доступа, чтобы при необходимости можно было вывести карточку на экран или бумагу. Это рекомендация, а не требование Правил.

Для небольшого предприятия бумажные карточки остаются допустимым вариантом; электронный учёт удобен, когда данные о сотрудниках уже ведутся в учётной системе.

Типичные ошибки при проверках

• карточка не заведена на работника, которому выдавали СИЗ;
• нет ссылки на норму, по которой выданы СИЗ;
• отсутствует подпись или она не совпадает с датой выдачи;
• размеры не заполнены, поэтому непонятно, что выдали;
• выдан не тот вид СИЗ, что положен по профессии (сверяйте с 767н);
• нет записи о возврате или замене;
• срок носки указан без учёта климатического пояса (п. 48 и приложение № 4 к Правилам 766н).

Бланки для скачивания

К статье приложены шаблоны:

• личная карточка учёта выдачи СИЗ: Excel, Word;
• ведомость выдачи СИЗ: Excel, Word;
• журнал выдачи СИЗ: Excel, Word.

Это шаблоны для удобства; форма в приложении № 2 — рекомендуемая, свой бланк допустим, если в нём есть нужные сведения.

Когда закупка

Когда карточки заведены, понятно, какие СИЗ и в каком количестве нужны на сезон. Организациям мы выставляем счёт с НДС, возможна отсрочка платежа; условия — на странице для организаций. Частые разделы для закупки: костюмы рабочие, куртки зимние, ботинки рабочие, перчатки от механических повреждений. Подобрать комплект под ваши нормы поможет персональный менеджер.

Частые вопросы

Нужна ли личная карточка на каждого работника? Да, на каждого, кому выдают СИЗ: выдача и возврат фиксируются записью в личной карточке (п. 25 приказа 766н).

Обязательна ли форма из приложения № 2? Нет, это рекомендуемый образец. Работодатель может разработать свой бланк.

Нужны ли журнал и ведомость, если есть карточки? Правила 766н их не предусматривают. Их ведут по решению работодателя, если так удобнее при массовой выдаче.

Можно ли вести карточки только в электронном виде? Да, электронная карточка заменяет бумажную, дублировать её на бумаге не нужно (п. 27 Правил).

Как расписывается работник в электронной карточке? Через номер и дату документа бухгалтерского учёта с его подписью либо через электронную подпись или иные данные идентификации (п. 26).